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株式会社セルートは、東京都新宿区にある会社だ。「24時間365日全国対応」を掲げ、バイク便や軽四輪を使ったスポット便、新幹線や飛行機を利用したクイックライン便やハンドキャリー便など顧客のニーズに合わせて「オーダーメイド」の輸送・配送を行っている。
今回、お話を伺ったのは同社経営管理本部　SIPSグループの小坂菜美子（こさか・なみこ）様、戸谷美由貴（とや・みゆき）様、齋藤未彩（さいとう・みさえ）様。庶務や労務などの業務に携わり、全社スタッフの給与計算や入退社・社会保険手続きなどの労務業務も担っている。
同社ではもともと別の勤怠管理システムを利用していた。しかし、多岐にわたる雇用形態や勤務シフトを柔軟に管理するうえで課題があり、業務効率化を図るために機能面で汎用性の高いツールの導入を検討していたという。同社の勤怠管理業務を改善するうえで「勤労の獅子」がどのような役割を果たしたのか。詳しく聞いた。

24時間365日、日本全国対応で
「オーダーメイド」の輸送・配送を実施

——貴社について教えてください。

「24時間365日」のオペレーションシステムと日本全国をカバーする物流ネットワークを駆使し、多岐にわたる配送業務を行っています。バイク便や軽四輪を使ったスポット便による配送、新幹線や飛行機を利用した配送、全国一斉手配などに対応し、さまざまなニーズに合わせた「オーダーメイド」の輸送・配送を得意としています。
検体や細胞、治験薬など、温度管理をはじめ安定した品質かつ特殊な取り扱いが必要なメディカル・バイオ関連輸送についても、25年以上の実績を持っています。エンドユーザーへ商品を届ける物流の最後の区間「ラストワンマイル」のプロとして、顧客のニーズにワンストップで応えるべく、幅広いサービスを提供しています。

——経営管理本部SIPSグループの役割と業務内容についてお聞かせください。

本グループは庶務や労務など、4つの部署で形成されています。小坂はグループ長としてチームメンバーの業務進捗管理などを行うほか、ITツールの導入・利用促進など、業務の自動化や効率化なども進めています。戸谷と齋藤が所属する労務チームでは、大阪や福岡など東京以外の拠点を含む全社スタッフの給与計算や、入退社・社会保険手続きなどの業務を担当しています。


勤怠管理において譲れない部分に対応可能
やりたいことが実現できる点が導入の決め手に

——以前の勤怠管理方法において何が課題となっていましたか？

法律の改正や社内規程改定などの理由でシステムの仕様を変更せざるを得ない時は、ベンダーに依頼をしなければならないケースが多く、変更依頼後、納品されてから仕様をチェックする必要があり、作業面と費用面でコストがかかっていました。このため、法改正や規程改定などに対応するための仕様変更に迅速に対応できない運用が懸念点でした。また、勤怠情報を変更する時は、各自で申請書類を起案するルールにしていました。間違いがあってはならないことから労務のダブルチェックが必須となっており、日常業務において勤怠管理にかける時間が増えていたのも課題でした。

——どのようなきっかけで「勤労の獅子」の導入に踏み切ったのですか？

弊社は「バックオフィス」「営業」「コールセンター」など、さまざまな職種のスタッフが働いています。勤務シフトが多岐にわたることから、「各々の職種に対して細かく設定できる」「勤務シフトが複数登録できる」など、機能面で汎用性が高く、かつ自分たちで各種設定ができるシステムを導入したいと考えていました。「複数の労働時間制」に対応できる点を踏まえてサービスを検討している中、パートナー企業から「勤労の獅子」を紹介してもらいました。

——導入において何が決め手となりましたか？

「複数の労働時間制」に対応可能な点と、従業員がシステム上で申請できる点や、承認ルート、労働時間の計算ルールなどの設定が自社でできる点です。他社サービスと比較し、「勤労の獅子」は私たちが理想とする勤怠管理のほとんどが実現できると判断しました。また、営業担当や導入サポートの方の対応も決め手の1つです。こちらから細かい質問や要望を上げても、担当者の方は私たちの実現したいことをすぐに理解し、ほぼその場で回答してくれました。このため、私たちも「勤労の獅子」に対して理解を深めることができました。


導入と同時に勤怠ルールを一部変更
事前にマニュアルを作成し混乱を防ぐ

——これは便利だと思う機能はありますか？

各種申請の承認ルートの詳細設定や、さまざまな雇用形態・労働条件に合わせた労働時間計算ルールの適用などが可能な点です。自社の運用に合わせた細かい設定ができることで、組織変更や社内ルールの変更にも柔軟に対応可能となりました。

——導入の効果を教えてください。

勤怠に関する申請を紙からシステムでの処理に切り替えたことで、ペーパーレス化を実現できました。 先にも述べましたが、弊社では勤怠の締め日を月に毎月10日と20日の2回設定しています。「勤労の獅子」の導入前は、少なくとも締め日1回につき100～150枚の申請書が労務に届いていました。労務では、申請内容の確認や不備があった際の差し戻しなどを含めて勤怠管理の作業に月4〜6時間をかけていました。 導入後は締め日の段階で、システム上で本人と管理者が勤務内容を確定している状況なので、労務での勤怠管理や締め作業にかける時間を大幅に削減できました。また、残業時間を含む労働時間を本人と管理者が把握できるため、労働法の遵守に繋がっています。

——導入時、社内はどのような状況でしたか？

実は、「勤労の獅子」を導入するタイミングで、社内の勤怠ルールを変更しました。全従業員に関わる変更であり、質問も多く来る事態が想定されたことからマニュアルを作成。全従業員に配信し、周知を行いました。
導入当初は、システムの操作方法や勤怠管理に関する質問が来ていましたが、現在は問題なく利用できていますし、「申請画面が見やすく部下にも指示が出しやすい」「有休付与の予定や取得状況がすぐに確認できる」など、好意的な意見を多く聞いています。


デジタルを活用した業務効率化を進めて
スタッフが働きやすい環境をつくりたい

——今後、業務の生産性を上げるためにどのような取り組みをしたいとお考えですか？

現在、各部署から提出されたシフト表をCSVで取り込む作業を労務で行っていますが、今後はインポートまで現場に任せたいと考えています。「勤労の獅子」にはスケジュールの登録機能があるので、「シフトを決めて登録する」作業は知識のある労務ではなくても各チームで行える状況です。労務だけではなく、各部署でもスケジュール管理機能を活用できる環境を整えていきたいです。
労務部門においては、「勤労の獅子」による勤怠管理のペーパーレス化に成功しました。今後も引き続き、各種届出の電子申請の対応を進め、日常業務に費やしている時間をスタッフからの意見募集や施策実行に使いたいと考えています。そして、従業員1人1人がより良い環境で働くための仕組みづくりに注力したいと思います。